Вам поможет следующая диаграмма, разработанная авторитетным специалистом в сфере продуктивности Д. Алленом:

как быстро принимать решения

Не правда ли отличный способ борьбы с рутиной? Можете ли что-то добавить к этому алгоритму обработки поступающих задач?