6S — японская система улучшения личной продуктивности

В последнее время широкую популярность, особенно среди «белых воротничков», получил японский подход к повышению качества под названием 6S.

Термин 6S происходит от шести следующих японских слов:

1. Seiri — организация
2. Seiton — аккуратность
3. Seiso — чистота
4. Seiketsu — стандартизация
5. Shitsuke — дисциплина
6. Sukam — привычка

Концепция 6S возникла в Китае, но ее успешно скопировали и применили в Японии. 6S как процесс повышения качества больше подходит для применения в офисной среде и повышения персональной эффективности.

В глоссарии терминов по бережливому производству, составленном компанией Lean Affi liates, дано такое определение концепции 6S: «Совокупность принципов организации рабочего места, которые можно сформулировать так: сортировать (англ. sort) — разделить по категориям нужные и ненужные материалы и инструменты; привести в порядок (англ. set in order) — расположить инструменты и другие предметы так, чтобы ими было удобно пользоваться; начистить до блеска (англ. shine, scrub) — поддерживать идеальную чистоту; стандартизировать (англ. standardize) — разработать комплексный план выполнения первых трех этапов; добиться устойчивости (англ. sustain) — сделать так, чтобы постоянное выполнение определенных действий вошло в привычку»; обеспечить безопасность (англ. safety) —
позаботиться об экологичности условий работы.

Seiri (организация) — это сортировка всего, что находится в вашем офисе и на рабочем месте, а также выяснение, что из всего этого вы действительно используете. Избавьтесь от всего ненужного. Устраните беспорядок. Это относится как к физическому, так и к электронному пространству.

Seiton (аккуратность) означает необходимость поддерживать в порядке все свои инструменты, чтобы легко получить доступ к тому, что нужно для работы. В частности, такой доступ должен быть к электронным документам.

Seiso (чистота) — это поддержание чистоты и порядка на рабочем месте.

Seiketsu (стандартизация) — хорошо продуманная система упорядочения документов с целью облегчить доступ к ним другим сотрудникам, а также введение стандартов организации офисного пространства, касающихся таких аспектов работы: бумажные папки и электронные файлы; согласованные категории; ярлыки и надписи; правила пользования электронной почтой, телефоном; периодичность проведения совещаний; правила в отношении личных визитов и т.д.

Shitsuke (дисциплина) означает необходимость упорно, несмотря ни на что, выполнять требуемые действия до тех пор, пока это не войдет в привычку.

Sukam (привычка) означает формирование привычки делать то, что указано в предыдущих пунктах.

Давайте проанализируем эту концепцию в следующем контексте. Вы когда-нибудь видели, как шеф-повар готовит блюда в ресторане? Он нарезает овощи, чистит картофель, ищет недостающие ингредиенты, делает салат, посыпает мясо специями, готовит все это на плите и т.д. К тому времени, когда блюдо готово, кухня выглядит так, будто по ней пронесся торнадо. Блюдо получилось просто восхитительным на вкус. Но убирать беспорядок, оставшийся после шеф-повара, очень тяжело!

Сравните эту картину с тем, что происходит в вашем местном японском ресторане. Во многих заведениях такого типа можно наблюдать за тем, как шеф-повар готовит блюда. Это настоящее искусство! Когда японский шеф-повар колдует над блюдами, он сразу же все убирает и чистит после себя рабочую поверхность, сковородки, ножи. Все ингредиенты находятся на отведенных для них местах, где к ним можно легко подступиться. Воспользовавшись ими, шефповар непременно возвращает их на место. К тому времени, когда блюдо подается на стол, на кухне не остается ни единого пятнышка. При этом гостям не приходится ждать дольше. Этот принцип можно и нужно применять и на вашем рабочем месте.

Организуйте свое рабочее место в соответствии с принципами 6S. Возвращайте все предметы на место, после того как воспользовались ими. Поддерживайте чистоту во время работы и после ее завершения.

6S — это стиль мышления и работы, осознание необходимости работать эффективно, понимание причин нефункциональной организации рабочего процесса и необходимости устранить их. 6S — это готовность выделить достаточно времени для наведения порядка, стремление отыскать более подходящие методы выполнения работы, настойчиво придерживаться их и поддерживать чистоту на рабочем месте.

Суть концепции 6S сводится к следующему: упорядочить материалы и инструменты, используемые во время работы, организованно выполнять ее и поддерживать чистоту на рабочем месте, чтобы было легко приступить к работе в следующий раз.

Для того чтобы делать все правильно с первого раза, следует усовершенствовать рабочий процесс (что вы делаете и как вы это делаете). Этого можно добиться, применив принципы 6S к организации рабочего пространства и к стилю своей работы.

© 2012 — при перепечатке статьи ссылка на блог Роман Калугин обязательна!