Рубрика: Тайм менеджмент

Не нужно читать 5000 статей о продуктивности. Если вы нашли дельный совет, испробуйте его на практике. Не ищите еще что-то.
Дариус Фора

Наша продуктивность зависит от многих переменных. Если, например, у вас нет правильного настроя (а продуктивность – это образ жизни), никакие приложения, приемы и лайфхаки не помогут.

Речь идет о том, чтобы добиваться максимальной отдачи, доводить дела до конца и не тратить время впустую. Думаю, счастье и результативность идут рука об руку. Безделье, на мой взгляд, равнозначно несчастью.

1. Не ходите вокруг да около

Во всяком деле есть важные вещи и второстепенные. Болтовня, ничего не значащие разговоры, отсрочки, игры в молчанку и ожидание чуда — все это бессмысленные занятия. Если вы хотите результатов, нужно сразу переходить к делу.

2. Записывайте все свои идеи и мысли

У человека, как и у компьютера, есть «память с произвольным доступом» (Random Access Memory, RAM). В RAM-хранилище содержится краткосрочная информация. Но его объемы ограничены. Когда место заканчивается, более старая информация стирается, чтобы освободить пространство для новой. Чтобы разгружать свое RAM-хранилище, можно записывать мысли в блокноте. Даже если вы никогда не заглянете в эти записи, оно того стоит.

3. Говорите «нет»

Когда дело касается работы, я говорю «нет» всему, что не соответствует моим целям и ценностям. Мы живем в мире изобилия – всегда найдутся какие-то варианты. Когда речь идет о личной жизни, я говорю «нет» всему, что не возбуждает меня. Если я не заинтересован, я говорю этому «нет».

4. Делайте пятиминутный перерыв каждые 30-45 минут

Разомните спину, прогуляйтесь, выпейте воды. Самое главное — оторвитесь от работы. После возвращения за рабочий стол, вас могут посетить новые идеи. Или вы вдруг осознаете: «Чем, черт возьми, я вообще занимаюсь?». И перестанете тратить время на ненужные вещи.

5. Устраните все, что отвлекает вас

Силу воли переоценивают. Если что-то отвлекает вас, просто отгородитесь от этого. У одного моего друга был зависимость от новостей. Я посоветовал ему отключить телевидение, удалить новостные приложения и заблокировать аналогичные сайты на ноутбуке. Через две недели он, наконец, начал свое дело. Не думайте, что у вас есть иммунитет против отвлекающих факторов — устраните их.

6. Держитесь подальше от беспорядка

Беспорядок в жизни свидетельствует о беспорядке в мозгах. А в таком состоянии тяжело доводить что-то до конца. Я люблю простоту и в работе, и в жизни: стол, ноутбук, блокнот. Не усложняйте ничего.

7. Каждый день фокусируйтесь на чем-то одном

Если у вас есть повторяющиеся задачи, постарайтесь делать их в один день. Я, например, пишу за один день 2-3 статьи для блога. В остальные дни я занимаюсь другими проектами и задачами. В дни написания статей я отключаю телефон и занимаюсь исключительно этим. Ничто меня не отвлекает.

Гонясь за современными темпами жизни многие сотрудники умудряются работать по 70 часов в неделю, и у них рождается комплекс «мученика, который гордится своей жертвенностью». Но давайте взглянем правде в глаза — переработка ничего вам не дает. Что же на самом деле значат сверхурочные часы?

Вы работаете бесплатно

В трудовых кодексах большинства стран как правило прописано, что сверхурочной считается работа за пределами рабочих часов, только если она выполняется по инициативе работодателя. То есть, если работодатель попросил вас остаться после ваших рабочих часов, он должен оплатить их в полуторном (первые два часа) и двойном (все остальные) размере, а если вы сами остаетесь, из чувства долга перед любимой компанией, никто вам ничего не должен.

В последнее время широкую популярность, особенно среди «белых воротничков», получил японский подход к повышению качества под названием 6S.

Термин 6S происходит от шести следующих японских слов:

1. Seiri — организация
2. Seiton — аккуратность
3. Seiso — чистота
4. Seiketsu — стандартизация
5. Shitsuke — дисциплина
6. Sukam — привычка

Концепция 6S возникла в Китае, но ее успешно скопировали и применили в Японии. 6S как процесс повышения качества больше подходит для применения в офисной среде и повышения персональной эффективности.

В глоссарии терминов по бережливому производству, составленном компанией Lean Affi liates, дано такое определение концепции 6S: «Совокупность принципов организации рабочего места, которые можно сформулировать так: сортировать (англ. sort) — разделить по категориям нужные и ненужные материалы и инструменты; привести в порядок (англ. set in order) — расположить инструменты и другие предметы так, чтобы ими было удобно пользоваться; начистить до блеска (англ. shine, scrub) — поддерживать идеальную чистоту; стандартизировать (англ. standardize) — разработать комплексный план выполнения первых трех этапов; добиться устойчивости (англ. sustain) — сделать так, чтобы постоянное выполнение определенных действий вошло в привычку»; обеспечить безопасность (англ. safety) —
позаботиться об экологичности условий работы.

Seiri (организация) — это сортировка всего, что находится в вашем офисе и на рабочем месте, а также выяснение, что из всего этого вы действительно используете. Избавьтесь от всего ненужного. Устраните беспорядок. Это относится как к физическому, так и к электронному пространству.

Seiton (аккуратность) означает необходимость поддерживать в порядке все свои инструменты, чтобы легко получить доступ к тому, что нужно для работы. В частности, такой доступ должен быть к электронным документам.

Seiso (чистота) — это поддержание чистоты и порядка на рабочем месте.

Seiketsu (стандартизация) — хорошо продуманная система упорядочения документов с целью облегчить доступ к ним другим сотрудникам, а также введение стандартов организации офисного пространства, касающихся таких аспектов работы: бумажные папки и электронные файлы; согласованные категории; ярлыки и надписи; правила пользования электронной почтой, телефоном; периодичность проведения совещаний; правила в отношении личных визитов и т.д.

Shitsuke (дисциплина) означает необходимость упорно, несмотря ни на что, выполнять требуемые действия до тех пор, пока это не войдет в привычку.

Sukam (привычка) означает формирование привычки делать то, что указано в предыдущих пунктах.

Давайте проанализируем эту концепцию в следующем контексте. Вы когда-нибудь видели, как шеф-повар готовит блюда в ресторане? Он нарезает овощи, чистит картофель, ищет недостающие ингредиенты, делает салат, посыпает мясо специями, готовит все это на плите и т.д. К тому времени, когда блюдо готово, кухня выглядит так, будто по ней пронесся торнадо. Блюдо получилось просто восхитительным на вкус. Но убирать беспорядок, оставшийся после шеф-повара, очень тяжело!

Сравните эту картину с тем, что происходит в вашем местном японском ресторане. Во многих заведениях такого типа можно наблюдать за тем, как шеф-повар готовит блюда. Это настоящее искусство! Когда японский шеф-повар колдует над блюдами, он сразу же все убирает и чистит после себя рабочую поверхность, сковородки, ножи. Все ингредиенты находятся на отведенных для них местах, где к ним можно легко подступиться. Воспользовавшись ими, шефповар непременно возвращает их на место. К тому времени, когда блюдо подается на стол, на кухне не остается ни единого пятнышка. При этом гостям не приходится ждать дольше. Этот принцип можно и нужно применять и на вашем рабочем месте.

Организуйте свое рабочее место в соответствии с принципами 6S. Возвращайте все предметы на место, после того как воспользовались ими. Поддерживайте чистоту во время работы и после ее завершения.

6S — это стиль мышления и работы, осознание необходимости работать эффективно, понимание причин нефункциональной организации рабочего процесса и необходимости устранить их. 6S — это готовность выделить достаточно времени для наведения порядка, стремление отыскать более подходящие методы выполнения работы, настойчиво придерживаться их и поддерживать чистоту на рабочем месте.

Суть концепции 6S сводится к следующему: упорядочить материалы и инструменты, используемые во время работы, организованно выполнять ее и поддерживать чистоту на рабочем месте, чтобы было легко приступить к работе в следующий раз.

Для того чтобы делать все правильно с первого раза, следует усовершенствовать рабочий процесс (что вы делаете и как вы это делаете). Этого можно добиться, применив принципы 6S к организации рабочего пространства и к стилю своей работы.

© 2012 — при перепечатке статьи ссылка на блог Роман Калугин обязательна!