Дэвид Аллен — Как привести дела в порядок

Читатели этой заметки делятся на две совершенно разные категории — тех, кто уже практикует GTD, и тех, кто (еще?) нет. Первым часть информации покажется общеизвестной, вторым — не до конца понятной. И все-таки, надеюсь, и тем, и другим удастся почерпнуть для себя в этой заметке что-то интересное.

GTD — это стратегия управления деятельностью, а также система приемов и техник, цель которой — помочь современному человека успевать больше, а уставать меньше. Аббревиатура GTD — от Getting Things Done, названия книги американского бизнес-тренера Дэвида Аллена.

В этой заметке я хотел бы поделиться опытом и мыслями, возникшими у меня в процессе освоения GTD, которое заняло примерно 3 месяца. Естественно, самой книги это не заменит, но поможет составить о ней представление.

На мой взгляд, GTD основана на очень здравых принципах и действительно помогает вести более сбалансированную, цельную и продуктивную жизнь. В то же время ее освоение требует достаточно серьезных усилий и готовности многое менять в своей жизни. Для неподготовленного, а особенно российского человека, это, мягко говоря, не очень привычная система. И все-таки полезный эффект, по-моему, стоит инвестированного времени.

Дэвид Аллен часто сравнивает владение GTD с боевыми искусствами, имея в виду состояние полного спокойствия и раскрепощенности. До некоторой степени эта аналогия действительно работает — GTD дает ощущение большего контроля над ситуацией и избавляет от многочисленных утечек энергии.

На самом деле, однако, ничего мистичного в GTD нет. Это очень простая, иногда до примитивности, очень практичная и конкретная система, и именно этим, наверное, объясняется ее успех в Штатах. Вероятно, Дэвид предпочитает не пугать соотечественников рассказами о глубоких духовных озарениях, а может быть, нам придется их за него додумать. 🙂

В основе GTD лежит несколько ключевых принципов, о которых сейчас пойдет речь.

Немного теории

Организация работы. Прежде всего необходимо закрыть дыры незавершенных действий. Если мы внимательно посмотрим на свое рабочее место, то, скорее всего, увидим там и сям разного рода напоминания о несделанных вещах — от стикеров на мониторе до разного рода сломанных девайсов в столе. Все это постоянно отвлекает наше внимание, не позволяя нам освободить его для более интересной деятельности. Выход — собирать абсолютно всю поступающую информацию в одном месте (inbox) и затем четко разделять ее на действия и справочную информацию. (Кстати, это очень напоминает разделение инструкций и разметки в программировании или структуры и оформления документа при создании сайтов.)

Группировка действий по контексту. Вместо привычного нам деления действий по разного рода темам Дэвид предлагает деление в зависимости от текущего контекста. Для каких-то дел нужен компьютер и интернет, для каких-то — телефон, для каких-то — машина и т.д. Соответственно, списки действий могут называться “компьютер”, “звонки”, “по дороге” и т.д.). В списке “компьютер” окажутся дела, относящиеся к разным проектам. Это выглядит непривычно, но на самом деле оказывается довольно практичным, если, конечно, мы действительно хотим, чтобы все эти дела были сделаны, а не пишем “до кучи”.

Критерии выбора действия в настоящий момент. В порядке важности это:

1. Контекст (какие возможности для работы у меня сейчас есть — см. предыдущий абзац),
2. Время (сколько есть в наличии времени),
3. Энергия (самочувствие и работоспособность на настоящий момент),
4. Приоритеты (что сейчас важнее).

Довольно неожиданно обнаружить приоритеты на последнем месте, но позиция Дэвида Аллена именно такова. В конечном итоге задача будет либо выполнена, либо нет. Если она не слишком важна, может быть, лучше просто ее не делать — даже высокоприоритетных задач в жизни больше, чем мы в состоянии выполнить. На мой взгляд, дело здесь в том, что приоритеты не помогают мотивации, так как обычно выбираются с использованием внешних факторов.

Определение следующего действия. Любая задача, которая состоит из нескольких шагов, является проектом. Для всякого проекта должно быть определено следующее действие. Под следующим действием подразумевается ближайшее конкретное физическое действие, необходимое для того, чтобы проект продвинулся дальше.

Естественная модель планирования. Для того, чтобы более-менее сложный проект был выполнен, необходимо планирование. Дэвид уверяет, что наиболее соответствует человеческой природе следующая модель:

1. Определить суть задачи и принципы работы над ней
2. Представить себе результат
3. Генерация идей
4. Организация работы
5. Определение ближайших действий

В обычной жизни люди до последнего сопротивляются планированию, пока не наступает наконец критическая ситуация. Тогда в силу вступает то, что Дэвид называет реактивной моделью планирования. В ней все происходит ровно наоборот: начинаются судорожные авральные действия, потом работу пытаются как-то организовать, потом, понимая, что не хватает идей, делают попытку их сгенерить, а когда и это не помогает, задумываются о желаемом результате, сути задачи и принципах, в соответствии с которыми должна идти работа.

Еженедельный обзор. Для того, чтобы в работе не возникало застоя, в конце каждой рабочей недели Дэвид рекомендует выделить время для просмотра всех списков задач, идей, целей, текущих и возможных проектов. Это — время для “большой чистки”. Бывает непросто себя заставить выполнять эту работу, но это цена, которую вы платите за свое спокойствие в остальное время.

Многоуровневый обзор. Группа обзоров “10,000–50,000 ft” (Дэвид советует делать их раз в несколько месяцев) позволяет увидет свою деятельность под разными углами и с разных точек зрения. Это дает объем и цельность видения, хотя, опять-таки, требует времени.

Немного философии

Дэвид часто употребляет выражение trick yourself — обмануть себя. В его представлении человек — достаточно ленивое и инертное существо, и для того, чтобы это существо что-то продуктивно делало, оно должно себя завлекать в эту деятельность. Отсюда лайфхаки, а также любовь к крутым канцтоварам 🙂

Вообще книга написана человеком, благодаря большому опыту коучинга хорошо понимающим устройство человеческого восприятия. Например, одной из ее любопытных особенностей является то, что в ней фактически триджы повторяется одно и то же, но каждый раз под новым углом, в новом контексте и с новыми подробностями. Кроме того, средняя часть является на самом деле не текстом в привычном понимании, а скорее коучинговой сессией с вовлечением в непосредственное действие, что дает сильный дополнительный эффект.

Интересен отход Дэвида от понятия time management (с философской точни зрения управление временм — это действительно нонсенс) в пользу action management.

Хочу заметить, что принцип следующего действия, являющийся одним из стержней системы, содержит одно, на мой взгляд, не очень надежное звено. Дело в том, что выбор следующего действия может быть неоптимальным, — например, обусловленным ситуацией, диктующей типовой ответ. Более того, вариантов следующего действия может быть много, и не все из них самоочевидны. Например, если я работаю над проектом, сидя за компьютером, мне легче всего будет выбрать следующее действие, связанное с компьютером (например, поиск в интернете), хотя, возможно, существуют гораздо более простые варианты следующего действия, которые в этой ситуации не приходят в голову.

Немного практики

Соглашусь с мнением urbansheep: “на основе этих поведенческих моделей каждый строит свои собственные решения. Более или менее эффективные, но всегда свои, потому что люди живут по-разному. Есть лишь одно важное правило: не усложнять”.

Проблема, которая казалась мне главной, пока я присматривался к GTD, — материальная реализация основных инструментов (по большей части это всевозможные списки). Некоторые решения описаны в заметке Дениса Балуева Системы хранения для GTD. Хочу,однако, сказать, что не стоит заморачиваться с поисками наилучшей системы до знакомства с книгой. Лучше начать с того, что придет в голову по ходу ее прочтения. Это поможет вам найти наиболее удобную именно для вас технику записи и хранения информации.

Лично я использую собственную систему. Это gtd-бланки (о них см. ниже), напечатанные на плотных листах формата А4 и собранные на держателе бумаги. Выбор формата А4 обусловлен тем, что его не нужно отдельно изготавливать и хранить, кроме того, это дает больший простор по сравнению с Hipster PDA.

Для того, чтобы быстро опознавать нужные материалы (все бумаги похожи друг на друга), я создал свой формат бланка, который, возможно, кто-то найдет для себя полезным.

Так выглядит шапка бланка. Скачать pdf бланка можно здесь. [upd] А здесь — основанный на нем бланк ежедневника.

Несколько пояснений. К заполнению обязательны только два поля: тип информации (type) и тема (focus), однако во многих случаях остальные поля тоже могут оказаться очень кстати. Справа вверху — место для нумерации страниц, context — для доп. информации, tracking — для отслеживания времени, затраченного на работу над документом (может пригодиться при оценке временных затрат при почасовой оплате), total соответственно итоговое количество затраченного времени.

На таком бланке я веду абсолютно все бумажные документы, от списков действий до конспектов. Будет интересно узнать о вашем опыте пользования.

Резюме: книга — must read, GTD — must try.

Приглашаю всех GTD-практиков поделиться своим опытом использования GTD и интересными ссылками, а всех, кто “еще не” — задать вопросы.

Скачать Дэвид Аллен — Как привести дела в порядок

Читать онлайн Дэвид Аллен — Как привести дела в порядок